各二级学院：

根据《安徽省教育厅关于做好2020年普通高等学校录取新生入学资格复查和进一步完善学生档案管理工作的通知》（皖教秘学[2020]24号）文件精神要求，为全面了解我校各二级学院学生档案管理工作情况，加强学生档案管理工作，确保学生档案材料的完整和安全，学生处决定对二级学院档案工作开展检查。现将有关事项通知如下：

一、检查事宜

二级学院所有在籍本专科学生档案管理工作。

二、检查方式

本次检查采取各二级学院自查与学校实地检查相结合的方式进行。

三、检查内容与要求

（一）档案整理情况。各二级学院自查所有在校学生档案异动及保管情况。

1、各班级档案均须附《学生档案内容一览表》（附件1），且学生档案异动情况须有记录（附件4：学籍异动学生档案明细表）。

2、二级学院自查档案情况须汇总至《2025-2026学年第一学期学生档案自查反馈表》（附件2），2025年12月08日前完成（需部门负责人签字并加盖二级学院公章，纸质版送交雨耕楼907室郝素兰老师处）。

3、辅导员务必通知缺少档案的学生补办相关档案材料。

（二）档案扫描情况。检查要求：全部扫描大一新生原始档案材料和新生入学登记表，扫描务必高清，文字、照片、印章均清晰可辨。每项材料保存为一个PDF格式文件，文件名称以相关内容命名，具体操作步骤见《关于备份2025级学生档案的通知》（附件3），2025年12月08日前完成。

（三）档案保管情况。按照学校文件要求：所有在校生档案须由二级学院统一专柜存放、专人管理、按班级建档，做到档案的完整、准确、安全。

三、检查时间

自查时间：2025年11月12日-2025年12月08日。

检查时间：2025年12月09日-2025年12月12日。

请各二级学院以档案检查为契机，进一步规范本学院档案工作，确保档案管理工作合法、规范、有序。

附件1：学生档案内容一览表

附件2：2025-2026学年第一学期学生档案自查反馈表

附件3：关于备份2025级学生档案的通知

附件4：学籍异动学生档案明细表

学生处

2025年11月12日